Comment dématérialiser vos documents ?

Factures clients et fournisseurs, bulletins de paie, courriers entrants et sortants, bons de commande… Chaque jour, une entreprise consacre une proportion non négligeable de son temps et de ses ressources dans les tâches administratives. Profitez d’un environnement réglementaire favorable à la production de flux de documents nativement numériques.  Automatisez vos processus métiers et gagnez en efficacité en optant pour la dématérialisation de documents pour votre entreprise ! Facilement exploitables, les documents sont accessibles et modifiables selon les conditions que vous fixez. Intégrés dans le système en temps réel grâce à un logiciel spécifique, vos documents possèdent une valeur juridique reconnue et conservent leur authenticité.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la digitalisation constitue un véritable enjeu dans un marché concurrentiel. L’échange de données informatisées a le vent en poupe et cette méthode de transmission de l’information comporte de nombreux bénéfices.

Chez Locarchives, nous vous proposons des solutions sécurisées et adaptées en fonction de vos besoins. Nous vous accompagnons étape par étape dans ce processus de dématérialisation et dans les changements qu’il génère au sein de votre société. Dans cet article, nous vous expliquons en détail comment se passe la dématérialisation de documents et de processus.

Les étapes du processus de dématérialisation de documents

De la conception de votre projet au déploiement de la solution, la transition numérique d’une entreprise s’effectue progressivement. Ce projet va bien au-delà de la numérisation de documents existants.
Le mot « dématérialisation » est souvent employé dans le sens de « numérisation ». Il est important de faire la différence entre ces deux notions. Dématérialiser suppose de s’affranchir totalement du papier en produisant des documents nativement numériques. Numériser des documents correspond à la création d’un fichier numérique à partir d’un document original au format papier soit via un scanner soit en utilisant un logiciel de reconnaissance des caractères.
Il s’agit également d’instaurer un véritablement changement au niveau des processus afin de traiter les nouveaux fichiers de manière informatique exclusivement. Voici les étapes principales par lesquelles vous devrez transiter pour mener à bien ce projet.

Identifier les processus à dématérialiser

En principe, tous les documents peuvent être dématérialisés, c’est-à-dire transformés en fichiers nativement numériques. Demandez-vous quels sont ceux que vous souhaitez inclure dans le processus.

Réalisation de bons de commande, supports commerciaux, notes de service, émission de factures entrantes ou sortantes… la création de chaque document obéit à des règles précises. Avant de débuter le processus de dématérialisation, il est nécessaire d’identifier en détail les différentes étapes de l’élaboration d’un document, et ce pour chaque tâche.

Demandez-vous également quel est l’objectif prioritaire visé par la dématérialisation : s’agit-il de réduire les erreurs de saisies ? Diminuer le temps de traitement ? Augmenter la confidentialité ?

Quel est le volume des documents concernés ? A quelle fréquence sont-ils émis ? Quel est leur format ?

Cette analyse exhaustive peut paraître fastidieuse de prime abord : c’est la raison pour laquelle il est nécessaire de faire appel à un expert. En définissant toutes vos tâches, vous avez la certitude de créer par la suite une solution sur-mesure. Ce travail d’analyse et de réflexion préalable n’est donc absolument pas une perte de temps.

Locarchives, vous accompagne tout au long de cette analyse. Dotées de solides compétences et maîtrisant les spécificités du métier de votre entreprise, nos équipes d’experts vous aident à définir vos besoins, dans une confidentialité absolue. Qu’il s’agisse d’une société commerciale, juridique, bancaire… Nos consultants habilités sont à votre disposition pour comprendre le mode de fonctionnement de votre entreprise et vous aider à construire une solution sur mesure.

Identifier les différents acteurs et les impliquer

La digitalisation des processus va induire des changements importants au sein de votre entreprise. Ceux-ci vont concerner tous vos collaborateurs, tant internes qu’externes. Pour obtenir l’adhésion de vos employés et garantir l’efficacité de votre transition numérique, l’idéal consiste à les impliquer dès le début de votre projet et jusqu’à la concrétisation. Après les avoir informés sur les enjeux du processus de dématérialisation, il est indispensable que vos salariés soient directement impliqués. Pour bien comprendre en quoi consiste leur métier au quotidien et concevoir une solution plus performante, réalisez un travail de réflexion en collaboration avec eux quant à la meilleure façon d’automatiser les tâches.

Dématérialiser nécessite de prendre en compte de nombreux paramètres : de son élaboration à sa destination finale, un document passe par de nombreuses étapes et peut transiter par différents services. Pour concevoir une solution performante, la définition de ces différentes étapes est primordiale. Pour répondre à ce défi, ce sont les collaborateurs internes qui traitent ces documents au quotidien : avec leur aide, vous devrez décortiquer chaque poste sous tous ses angles pour en comprendre les mécanismes et créer une solution adaptée. Classement automatique d’un document, transfert vers une personne ou une équipe, validation intermédiaire, signature… À vous de définir quels types de traitement vont être effectués sur chaque document.

Locarchives ne se cantonne pas aux aspects techniques : nos équipes forment vos collaborateurs, élaborent un plan de communication adapté et rédigent des manuels d’utilisation clairs et précis. Après la mise en place du projet, nous organisons un suivi régulier pour évaluer son efficacité et y apporter les améliorations nécessaires.

Créer une solution intuitive

Pour optimiser le processus de dématérialisation, le futur classement des documents doit obéir à une structure logique et intuitive pour que tous vos collaborateurs puissent s’approprier facilement son fonctionnement. En concevant un système d’automatisation correspondant à leurs besoins, vous leur donnez plus de chances de savoir l’utiliser efficacement par la suite. De même, la terminologie utilisée pour nommer les documents doit permettre de les retrouver aisément.

Chez Locarchives, nous saurons piloter votre projet tout en tenant compte de votre budget et de votre planning. Nous gérons toutes les étapes clés de celui-ci. Avec vous, nous construisons une solution complète de traitement et gestion de tous vos documents.

La dématérialisation avec Locarchives

Transmis de manière sécurisée sur notre plateforme, vos documents sont rigoureusement traités et signés électroniquement avant d’être intégrés dans un système de gestion complet. Ils sont ensuite diffusés en toute sécurité à vos différents collaborateurs. À tout moment, vous gardez un contrôle total sur la confidentialité de vos documents en décidant quels sont les acteurs qui peuvent y accéder ou y effectuer des modifications. Le niveau de sécurité de vos documents est renforcé grâce à l’archivage électronique et leur exploitation est facilitée.

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